Työntekijärekisterin tietosuojaseloste
Tämä on Sähkövaltti Oy EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 31.5.2021
1) Rekisterin pitäjä
Sähkövaltti Oy
Hiltusentie 24 A
90620 Oulu
Y-tunnus 2539821-1
040 593 6880
www.sahkovaltti.fi
2) Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Jouni Salonen
0400 517 545
jouni.salonen@sahkovaltti.fi
3) Rekisterin nimi
Työntekijärekisteri
4) Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja työntekijän työsuhteen hoitamiseen liittyvien tehtävien ja velvoitteiden hoitamiseksi, kuten työajan ja poissaolojen seurantaan, palkkahallintoon, kulunvalvontaan sekä työsuhteen alkamiseen, hoitamiseen, kehittämiseen ja päättymiseen liittyviin toimenpiteisiin. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös rekisterinpitäjän toiminnan tilastointiin ja suunnitteluun.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän ja työntekijän työsuhteen perusteella syntynyt oikeutettu etu sekä rekisterinpitäjän työnantajavelvoitteiden hoitamiseen liittyvä lainsäädäntö, kuten vero-, ulosotto- ja tilastolainsäädäntö. Erityisten henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisteröidyn suostumus.
5) Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidyistä kerätään ja käsitellään seuraavia henkilötietojen kategorioita:
– Rekisteröidyn yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköposti, kansalaisuus, sukupuoli, pankkiyhteystiedot, lähiomaisen yhteystiedot hätätilanteita varten sekä muut rekisteröidyn tunnistamisen kannalta tarpeelliset tiedot (esim. kopio henkilöllisyystodistuksesta)
– Rekisteröidyn työsuhteeseen liittyvät tiedot, kuten
- työhakemus ja työnhakuprosessiin liittyvät muut tiedot (muun muassa koulutus- ja tutkintotiedot, työ- ja ammattikokemus, pätevyystiedot, soveltuvuusarviointien tiedot ja palkkatoive)
- suosittelijatiedot (nimi ja yhteystiedot)
- mahdolliset liitetiedostot (mm. hakukirje ja CV)
- työsopimus ja muut mahdolliset työsuhteeseen liittyvät sitoumukset ja sopimukset
- työtehtävien sisältöä koskevat tiedot, kuten nimike
- työtehtävissä kehittymistä koskevat tiedot (muun muassa kouluttautumiseen liittyvät tiedot)
- työtehtävissä suoriutumista koskevat tiedot (muun muassa pätevyystiedot ja kielitaito)
- valokuva
- työsuhteen perusteella maksettaviin korvauksiin liittyvät tiedot (muun muassa rahapalkka, luontoisedut tai muut palkitsemistavat ja niihin liittyvät tiedot, verotustiedot ja työnantajamaksuihin liittyvät tiedot, matkalaskut ja kilometrikorvaukset)
- työsuhteeseen liittyvät työnantajan vastuita koskevat tiedot (muun muassa rekisteröidyn vakuuttamiseen liittyvät tiedot)
- työterveyshuoltoon liittyvät tiedot, kuten työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot, jos tiedot on kerätty työntekijältä itseltään tai hänen kirjallisella suostumuksellaan muualta ja tietojen käsittely on tarpeen sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien terveydentilaan liittyvien etuuksien selvittämiseksi taikka sen selvittämiseksi, onko työstä poissaoloon perusteltu syy, taikka jos työntekijä nimenomaisesti haluaa selvitettävän työkykyisyyttään terveydentilaa koskevien tietojen perusteella
- ammattiyhdistykseen liittyvät tiedot, kuten kuuluminen ammattiliittoon, jos tiedot on kerätty työntekijän suostumuksella ja tietojen käsittely on tarpeen esim. ammattiyhdistyksen jäsenmaksutilitysten suosittamiseksi
- työajan seurantaan ja poissaoloihin liittyvät tiedot (mm. kulunhallintajärjestelmästä saatavat tiedot, sairauspoissaolot, vuosilomat ja muut vapaat tai sovitut poissaolot)
- työntekovälineisiin liittyvät tiedot (mm. henkilölle osoitettuihin työvälineisiin, tietokoneisiin ja muihin mobiileihin päätelaitteisiin sekä niiden käyttöön liittyvät tiedot, henkilön sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot sekä kulkukortteihin ja avaimiin liittyvät tiedot)
- työtehtäviin liittyvien käyttöoikeuksien tiedot sekä niiden käyttäjätunnukset ja salasanat
- työsuhteen päättymiseen liittyvät tiedot (kuten sopimus työsuhteen päättymisestä, työtodistus ja eläkkeelle jäämiseen liittyvät tiedot)
– Rekisteröidyn edellä yksilöityjen henkilötietokategorioiden tietojen muutostiedot.
6) Säännönmukaiset tietolähteet
Työntekijöitä koskevia henkilötietoja kerätään ja päivitetään ensisijaisesti työntekijöiltä itseltään. Rekisteriin tallennettavat tiedot henkilöistä saadaan mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, henkilötapaamisista ja muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietojaan. Suostumusta ei tarvita, jos rekisterinpitäjä hankkii henkilöluottotietoja tai rikosrekisteritietoja henkilön luotettavuuden selvittämiseksi. Rekisterinpitäjä ilmoittaa henkilölle etukäteen tällaisten häntä koskevien tietojen hankkimisesta luotettavuuden selvittämistä varten.
7) Evästeiden (cookies) käyttö
Keräämme käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston, avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet.
8) Evästeiden hallinta ja poistaminen
Suurin osa verkkoselaimista hyväksyy evästeet, mutta voit yleensä muuttaa selaimen asetuksia ja estää uusien evästeiden tallennuksen, poistaa olemassa olevat evästeet käytöstä tai pyytää ilmoitusta ennen uusien evästeiden tallentamista.
Jos estät evästeiden tallennuksen tai poistat ne käytöstä, jotkin verkkosivujemme toiminnoista eivät välttämättä toimi. Evästeen tai evästeluokan käytöstä poistaminen ei vielä poista evästettä selaimestasi, vaan sinun on tehtävä se itse selaimesi kautta.
Jos haluat selaimesi estävän evästeiden käytön, määritä asetukset selaimesi valmistajan ohjeiden mukaisesti (yleensä joko Ohje-, Työkalut- tai Muokkaa-valikossa). Yksityiskohtaisempia ohjeita evästeistä: http://www.aboutcookies.org
Voit hallita omia mainoksia täältä: http://www.youronlinechoices.com/fi/omat-mainokset
9) Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa taikka siirtää tietoja eri palveluntuottajien järjestelmiin, kuten esim. verottajalle, KELA:lle, toiminnanohjausjärjestelmään, ja web-hotellin webmail -palvelun osoitekirjaan, kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen luovuttamista. Säilytämme henkilötietoja Euroopan talousalueella, emmekä luovuta tai siirrä henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterinpitäjällä on oikeus luovuttaa rekisterissä olevaa aineistoa kolmannelle osapuolelle, mikäli laki, asetukset tai viranomaiset sitä vaativat.
10) Henkilötietojen säilytys
Rekisteri on käytössä vain sillä henkilökunnalla, joka operoi tilauksia, työnohjausta, laskutusta ja palkkahallintoa. Rekisteritiedot voivat olla myös teknisesti ylläpitäjän valtuuttaman teknisen tuen nähtävissä järjestelmässä, mutta tuki toimii rekisterinpitäjän valtuuttamana ja käsittelee tietoja vain rekisterinpitäjän lukuun.
Työntekijän henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, kuitenkin enintään kymmenen vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen. Kymmenen vuoden säilytysaika perustuu työhönottotilanteessa soveltuviin kanneaikoihin, kuten työsopimuslain asettamaan velvoitteeseen antaa työtodistus.
11) Rekisterin suojaus
Rekisterin tiedot tallennetaan tietokantoihin, jotka ovat suojattu palomuurein, salasanoin tai muunlaisin teknisin keinoin. Talletettuihin tietoihin on rajoitetut käyttöoikeudet, jotka on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Rekisteröityjen tietoja sisältävät tulosteet säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomat eivät pääse niihin käsiksi. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
12) Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Rekisteröidyn pyynnöstä teemme henkilötietoihin tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot. Tietojen tarkastus ja päivitys tapahtuu ottamalla yhteys rekisterinpitäjään. Pyynnön tulee olla kirjallinen ja allekirjoitettu.
13) Tietosuojaselosteen muuttaminen
Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Sähkövaltti Oy suosittelee tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti kotisivuillamme.
